COORDENAÇÃO DE SECRETARIA

A Jornada Espírita de Campo do Brito indicou a trabalhadora espírita Beatriz Teixeira para exercer a função de Coordenadora da Secretaria do evento, tendo como principal atribuição a recepção e o acolhimento do público .

A Secretaria será um dos principais pontos de apoio e referência para os participantes durante a Jornada, funcionando como espaço de orientação, atendimento e encaminhamento das demandas relacionadas ao evento. Sua atuação deverá ser pautada pela organização, cordialidade, disponibilidade e espírito fraterno.

Entre as principais atribuições da Coordenação da Secretaria estão:

• Recepção e acolhimento: receber os participantes com cordialidade, atenção e espírito fraterno, proporcionando uma chegada acolhedora à Jornada;
• Credenciamento: realizar ou supervisionar o credenciamento dos participantes, conferindo inscrições e entregando materiais, identificações e demais itens previstos;
• Orientação ao público: prestar informações sobre programação, horários, locais das atividades, alimentação, Livraria, Bazar, Cantina e demais serviços disponíveis durante o evento;
• Atendimento aos participantes: recebendo dúvidas, solicitações e necessidades dos participantes, buscando oferecer soluções ou encaminhá-las à equipe responsável;
• Entrega de materiais: organizar e controlar a distribuição de crachás, programas, informativos, brindes e outros materiais destinados aos participantes;
• Controle de informações: manter atualizados os registros necessários ao funcionamento da Secretaria, preservando a organização e a confiabilidade das informações;
• Apoio às inscrições: auxiliar os participantes em eventuais questões relacionadas às inscrições, encaminhando demandas financeiras à Coordenação de Finanças quando necessário;
• Organização da equipe: definir escalas e distribuir as tarefas entre os trabalhadores e voluntários da Secretaria, garantindo cobertura adequada durante todo o evento;
• Ponto de informações: manter a Secretaria como referência para esclarecimento de dúvidas e encaminhamento dos participantes aos diferentes setores da Jornada;
• Achados e perdidos: organizar a coleta, registro e devolução de objetos encontrados nas dependências do evento;
• Apoio em situações especiais: auxiliar no atendimento a idosos, pessoas com necessidades específicas e participantes que necessitem de orientação ou assistência durante uma Jornada;
• Comunicação com as coordenações: manter contato permanente com a Coordenação Geral, Comunicação Social, Multimídias, Finanças e demais equipes para garantir que as informações transmitidas ao público sejam corretas e atualizadas;
• Apoio durante a programação: acompanhar o fluxo de participantes e contribuir para que as atividades ocorram com organização, especialmente nos momentos de maior movimentação;
• Encerramento: organizar os registros, materiais e documentos da Secretaria ao término do evento, encaminhando as informações pertinentes à Coordenação Geral.

A primeira colhida da Jornada

A Secretaria exerce um papel especial na Jornada Espírita de Campo do Brito , pois muitas vezes será o primeiro contato dos participantes com a equipe organizadora. Por isso, cada atendimento representa uma oportunidade de acolher, orientar e transmitir a fraternidade que inspira a realização do evento.

À frente dessa missão, Beatriz Teixeira terá a responsabilidade de coordenar uma equipe preparada para receber os participantes com atenção, respeito e alegria, buscando fazer da Secretaria um espaço de referência, acolhimento e apoio durante toda a Jornada.

Mais do que organizar informações e procedimentos, a Coordenação da Secretaria contribuirá para que cada participante se sinta bem-vindo, orientado e acolhido , fortalecendo o espírito de união e fraternidade que marca a Jornada Espírita de Campo do Brito.